Redakcja

Autorzy:

Barbara Jarosz Izabela Świderek

Wydawca:

Monika Zabrocka-Kutera

Redaktor:

Dorota Strusiewicz-Kotela

Koordynator produkcji:

Magdalena Huta

Korekta:

Zespół

Skład, łamanie:

Piotr Kotela

Druk:

KRM druk

ISBN 978-83-8276-789-6

Nr rejestrowy BDO: 000008579

Wiedza i Praktyka sp. z .o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10,

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2023 (stan prawny na 31.12.2022)

Wydanie I

Publikacja „Rachunkowość jednostek oświatowych 2023” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Rachunkowość jednostek oświatowych 2023” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Wstęp

Jednostki oświatowe należące do sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości. Jednakże z uwagi na specyfikę prowadzonej działalności oraz cechy charakterystyczne sektora finansów publicznych uwzględniać muszą szczególne zasady rachunkowości. Wynikają one głównie z ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych do ustawy. Konsekwencją specyfiki jednostek oświatowych jest szczególna dbałość o opracowanie zasad rachunkowości przedstawiających jasno i rzetelnie sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Przedstawiona publikacja wychodzi naprzeciw zapotrzebowaniu na informacje o zasadach rachunkowości obowiązujących państwowe i samorządowe jednostki oświatowe.

Książka podzielona została na osiem rozdziałów. Pierwszy z nich prezentuje ogólne uwarunkowania prowadzenia rachunkowości w jednostkach oświatowych. Koncentruje się przy tym na wskazaniu roli właściwie zorganizowanej rachunkowości w prawidłowym funkcjonowaniu jednostki. Zaprezentowana w nim została również klasyfikacja budżetowa. Stanowiąca o specyfice rachunkowości budżetowej klasyfikacja budżetowa jest niezbędnym „elementem”, obecnym zarówno na etapie budowania planów finansowych, poprzez ich realizację, jak i na etapie sprawozdawania z osiągniętych w ciągu roku budżetowego rezultatów. W rozdziale pierwszym zaprezentowano jeden z elementów rachunkowości jednostki – inwentaryzację. Wskazując jej znaczenie dla rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych, zaprezentowano jej metody, wskazano terminy oraz podstawowe zasady obowiązujące przy inwentaryzowaniu elementów aktywów i pasywów jednostki oświatowej.

Rozdział drugi dotyczy problematyki majątku trwałego posiadanego przez jednostkę. Wskazano w nim cechy charakterystyczne podstawowych środków trwałych. Jednocześnie zarysowano różnice pomiędzy poszczególnymi elementami majątku trwałego, w zależności od ich wartości początkowej. Zdefiniowano także wartości niematerialne i prawne. Omówiono również zasady dokonywania odpisów umorzeniowych (amortyzacyjnych) od posiadanych przez jednostkę składników majątku trwałego. Z uwagi na możliwość realizowania inwestycji przez kierowników jednostki oświatowej również ta problematyka zawarta została w rozdziale drugim.

Istotną składową realizowanej przez jednostkę oświatową polityki finansowej są zasoby pieniężne. Zgromadzone na rachunku bankowym lub w kasie jednostki – wymagają przyjęcia określonych zasad, zgodnych ze szczególnymi zasadami sektora finansów publicznych. Problematyka związna ze środkami pieniężnymi zaprezentowana została w trzecim rozdziale książki.

Specyfika jednostek budżetowych, a więc tych form prawnych, w jakich działalność prowadzą jednostki oświatowe, powoduje konieczność szczególnej dbałości w odniesieniu do gromadzonych dochodów budżetowych. Ich pozyskiwanie związane jest zawsze z istnieniem podstawy prawnej ich poboru, jak również z ich odprowadzeniem, we właściwej wysokości i terminach, na rzecz budżetu jednostki macierzystej (jednostki samorządu terytorialnego lub budżetu państwa). Rozdział czwarty wskazuje właściwe dla jednostki oświatowej, adekwatne rozwiązania w zakresie dochodów budżetowych. Rozdział zamyka sposób ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń o charakterze nadzwyczajnym – zysków nadzwyczajnych.

Związane z wykonywaną działalnością wydatki – sposób ewidencji, zasady ich dokonywania – zaprezentowane zostały w rozdziale piątym. Wskazano w nim specyficzne rozwiązania w zakresie wydatków (m.in. ich limitowanie w czasie oraz do wysokości planu, zaangażowanie), determinujące rozwiązanie w zakresie ewidencji księgowej. Zaprezentowano także rozwiązania dotyczące kolejnych wielkości ekonomicznych – kosztów oraz strat nadzwyczajnych. Przedstawiono definicję kosztów oraz ich podział na podstawie różnych kryteriów. W zależności od przyjętych przez jednostkę oświatową rozwiązań będzie kształtowana organizacja zasad rachunkowości w jednostkę.

Z uwagi na charakter działań jednostek oświatowych oraz możliwość prowadzenia przez nie stołówek zaprezentowano zasady gospodarki materiałowej, ze szczególnym uwzględnieniem wyceny posiadanych przez jednostkę materiałów oraz zasad ewidencji zmiany stanu materiałów jednostki.

Ostatni z rozdziałów prezentuje fundusze jednostki. Oprócz podstawowego (czyli funduszu jednostki), omówiono pozostałe, którymi może dysponować jednostka oświatowa. Zaprezentowano również sposób ustalania rocznego wyniku finansowego jednostki oświatowej.

Omówione w opracowaniu zagadnienia zobrazowane zostały schematami ewidencji operacji gospodarczych na kontach księgowych oraz praktycznymi przykładami zastosowania wskazanych rozwiązań.

Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych

Działalność oświatowych jednostek budżetowych związana jest z koniecznością odpowiedniego (adekwatnego do specyfiki działalności jednostki) wewnętrznego zorganizowania rachunkowości. Organizacja rachunkowości w jednostce ma na celu właściwe odzwierciedlenie zachodzących w jednostce zdarzeń gospodarczych oraz ich wpływu na posiadane przez jednostkę zasoby. Ukształtowanie zasad ewidencji zdarzeń i operacji gospodarczych musi mieć oparcie w obowiązujących rozwiązaniach prawnych. To one oraz wskazane w nich możliwości odstępstw od ogólnych zasad (uproszczenia niemające istotnego wpływu na sytuację majątkową i finansową jednostki oraz jej wynik finansowy) wyznaczają zakres wewnętrznych regulacji oświatowej jednostki budżetowej odnoszących się do zasad rachunkowości.

Specyfika rachunkowości budżetowej (w tym również rachunkowości oświatowych jednostek budżetowych) wynika ze ścisłego związku jednostki organizacyjnej, jaką jest oświatowa jednostka budżetowa, z budżetem jednostki macierzystej. To realizacji budżetu (państwa, jednostki samorządu terytorialnego), podporządkowana jej ewidencja księgowa, odzwierciedlająca zdarzenia koncentrujące się właśnie wokół wykonania budżetu jednostki macierzystej. Rachunkowość oświatowej jednostki budżetowej musi być ponadto zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości (oraz międzynarodowych standardów rachunkowości). Pomimo iż w ograniczonym zakresie, ustawa o rachunkowości jest aktem prawnym obowiązującym jednostki oświatowe. Rachunkowość oświatowej jednostki budżetowej odpowiadać musi również specyficznym rozwiązaniom charakterystycznym dla sektora finansów publicznych, w tym zasadom realizacji budżetu (oraz planu finansowego w przypadku jednostek budżetowych).

1.1. Istota i funkcje rachunkowości jednostek oświatowych

Rachunkowość uznawana jest za system odzwierciedlania, w mierniku pieniężnym, sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz całokształtu zachodzących w niej zjawisk i procesów gospodarczych w uporządkowany sposób za pomocą specyficznych metod, form i rozwiązań organizacyjnych oraz technicznych. Konsekwencją jest uzyskanie sformalizowanego, wewnętrznie spójnego, a także zbilansowanego obrazu prowadzonej działalności o uniwersalnym charakterze.

Rachunkowość obejmuje zatem całokształt zdarzeń gospodarczych występujących w jednostce oraz środków biorących w nich udział. Ukazuje również konsekwencje zachodzących w jednostce zmian. Zasięgiem swym „obejmuje” zasoby majątku rzeczowego oraz finansowego jednostki, a także koszty i przychody wraz z wynikiem finansowym prowadzonej przez jednostkę działalności.

Rachunkowość charakteryzuje się następującymi cechami:

•opisuje prowadzoną przez jednostkę działalność, głównie w sposób wartościowy;

•wykorzystuje urządzenie ewidencyjne, jakim jest konto księgowe;

•wykorzystuje zasadę podwójnego zapisu oraz zasadę równowagi bilansowej;

•dokumentuje całokształt dokonanych zapisów;

•powoduje konieczność weryfikacji dokonanych zapisów przy wykorzystaniu inwentaryzacji.

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości rachunkowość jednostki obejmuje:

1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

5) sporządzanie sprawozdań finansowych;

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

7) badanie, składanie do właściwego rejestru odbiorcy, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Podstawową funkcją rachunkowości, w tym rachunkowości budżetowej, jest funkcja informacyjna. Stanowiąc nadrzędną z przypisywanych rachunkowości ról, jest związana z opracowaniem całokształtu informacji dotyczących prowadzonej przez jednostkę działalności, w szczególności danych o jednostce, jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz o osiągniętym wyniku finansowym prowadzonych działań. Dane w takim zakresie służą odbiorcom:

•zewnętrznym, takim jak: urzędy skarbowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Główny Urząd Statystyczny, regionalna izba obrachunkowa, banki, władze centralne, społeczność lokalna (ale i ogół społeczeństwa) oraz inne podmioty współpracujące;

•wewnętrznym – pracownikom, radnym, związkom zawodowym, decydentom na potrzeby zarządzania jednostką.

Prawidłowo realizowana informacyjna funkcja rachunkowości warunkuje właściwe wypełnianie pozostałych jej funkcji. Do najistotniejszych z nich należą funkcja:

•sprawozdawcza, polegająca na sporządzaniu zestawień oraz sprawozdań dostosowanych do potrzeb informacyjnych odbiorców zewnętrznych i wewnętrznych, utożsamiana również ze sporządzaniem przez jednostki oświatowe sprawozdań budżetowych w formie i zakresie wynikających z obowiązujących rozwiązań prawnych;

•dowodowa, związana z wykorzystaniem urządzeń księgowych jako dowodów w ewentualnych postępowaniach sądowych;

•optymalizacyjna wyrażająca się stworzeniem przez rachunkowość bazy informacyjnej dla wyborów decyzyjnych (tzw. rachunku decyzyjnego) i kształtowania przyszłej działalności jednostki;

•kontrolna obejmująca ochronę majątku jednostki przed nadużyciami, ochronę wierzycieli (utrzymanie zdolności płatniczej) oraz ocenę rzeczywistej sytuacji finansowej i majątkowej; funkcja ta dotyczy też oceny zakresu wykonania przypisanych jednostce zadań, a także oceny efektywności podejmowanych decyzji;

•analityczna dotycząca badania i interpretacji informacji pochodzącej z rachunkowości, w różnych zakresach i przekrojach, dla ustalenia istniejących powiązań przyczynowo-skutkowych.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Ogólne uwarunkowania rachunkowości jednostek oświatowych

Rozdział II. Majątek trwały jednostki oświatowej

Rozdział III. Środki pieniężne jednostki oświatowej

Rozdział IV. Dochody budżetowe i przychody jednostki oświatowej

Rozdział V. Wydatki budżetowe oraz koszty jednostki oświatowej

Rozdział VI. Rozrachunki i rozliczenia

Rozdział VII. . Gospodarka materiałowa w jednostce oświatowej

Rozdział VIII. Fundusze i wynik finansowy jednostki oświatowej

Wykaz aktów prawnych

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71