Redakcja

Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. I – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę najważniejszej dokumentacji pracowniczej.

Konsultacja merytoryczna

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Wydawca

Barbara Plucińska

Redaktor prowadzący

Szymon Sokolik

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Projekt okładki

Magdalena Huta

Druk

Drukarnia KRM Druk

Skład i łamanie

„Triograf ” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-8276-847-3

Nr rejestrowy BDO: 000008579

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2023

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy.

Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. I – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. I – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. I – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Wstęp

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców wiele obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Aby pomóc zatrudniającym w prawidłowym wywiązaniu się z tych powinności, przygotowaliśmy „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika”. Jest to kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców. Prezentowane wzory dokumentów zostały wybrane i przygotowane pod kątem potrzeb osób zajmujących się w firmie prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Dzięki publikacji można prawidłowo sporządzić najważniejsze dokumenty kadrowe od zatrudnienia do zwolnienia pracownika. Tylko bowiem właściwie, precyzyjnie sformułowane pismo czy umowa pozwoli pracodawcy osiągnąć zamierzony cel. Niekiedy wystarczy, że przez pomyłkę zmienione zostanie jedno słowo umowy czy innego pisma, nie będzie uwzględniony jakiś przypadek, nie zostanie zamieszczona odpowiednia klauzula i treść dokumentu okazuje się przeciwna do tego, co było intencją pracodawcy. Dodatkowo nieprecyzyjne sformułowania w dokumentach pracowniczych są jednymi z najczęstszych powodów sporów z pracownikami, które mogą znaleźć swój finał przed sądem pracy. Doradzamy, jak uniknąć takich problemów.

Co godne podkreślenia, publikujemy nie tylko wzory pism, ale radzimy, jak krok po kroku je wypełnić. Każdy wzór opatrzony jest bowiem przejrzystym komentarzem zawierającym informacje dotyczące danej umowy, pisma, procedury czy innego dokumentu. Dzięki temu Czytelnicy z łatwością dostosują wzór do konkretnej sytuacji i własnych potrzeb. Komentarz opisuje nie tylko sposób wypełnienia dokumentu. Zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu. Przygotowaliśmy więc praktyczne porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Przy czym nie tylko sporządzenie konkretnego dokumentu może sprawić pracodawcy kłopoty. Równie ważną i problematyczną kwestią jest przechowywanie pism związanych z zatrudnianiem pracowników – zwłaszcza po zmianach 2019 r., gdy obowiązuje nowy podział akt osobowych, a kilka dokumentów zmieniło swoje położenie. Nie może zabraknąć świadectwa pracy zmienionego w 2019 roku.

Aby ułatwić pracodawcy wywiązanie się z tego obowiązku, w przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce personalnej pracownika, a jeśli tak – do której z pięciu części (A, B, C, D i E) należy go włożyć. Publikujemy też praktyczne zestawienie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracownika.

Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników jest bowiem jednym z najczęściej kontrolowanych przez PIP obowiązków.

Proponujemy też wzory regulaminów i procedur, których wprowadzenie wprawdzie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść wymierne korzyści i zabezpieczyć pracodawcę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy.

Do „Vademecum dokumentacji kadrowej 2023 cz. 1 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” dołączona jest płyta CD. Zawiera ona szablony wybranych dokumentów

Wzory dokumentów do pobrania na: vademecum.wip.pl/czesc-1

Życzymy przydatnej lektury

Rozdział I Zatrudnianie pracowników

W tym rozdziale publikujemy wzory dokumentów niezbędnych na etapie zatrudniania pracownika. Najważniejszą rolę pełni tu umowa o pracę. Muszą się w niej bowiem znaleźć określone zapisy. Ich brak albo błędne sformułowanie może zaś powodować negatywne skutki dla pracodawcy.

Przedstawiamy w tym rozdziale cztery najczęściej używane rodzaje umów o pracę:

■ na okres próbny,

■ na czas określony,

■ na czas nieokreślony oraz

■ na czas zastępstwa za nieobecnego pracownika.

Czytelnicy znajdą też w tym rozdziale wzór aneksu do umowy o pracę, a także szablony następujących dokumentów:

■ kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy,

■ kwestionariusza osobowego dla pracownika,

■ informacji o warunkach zatrudnienia – w wersji podstawowej oraz rozszerzonej dla pracodawców, u których nie obowiązuje regulamin pracy,

■ pisemnego zakresu obowiązków.

KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA KANDYDATA, KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA

wzór

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk

2. Data urodzenia: 5 maja 1971 r.

3. Dane kontaktowe: Tel 555-55-55-55

4. Wyksztacenie (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonm stanowisku)

– 1996 r. – Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji w Warszawie, magister

5. Kwalifikacje zawodowe (gdy są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku)

– 2000 r. – Podyplomowe Studium Sekretarskie w Radomiu

– 2001 r. – kurs specjalistyczny j. angielskiego w Londynie

6. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (gdy jest ono niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku)

– wrzesień 1996 r. – grudzień 1998 r. – firma „Rotex” w Warszawie, sekretariat,

– styczeń 1999 r. – marzec 2006 r. – firma „Instal – med.” w Radomiu, sekretariat prezesa,

– kwiecień 2006 r. – luty 2023 r. – Kancelaria Adwokacka w Warszawie, kierownik sekretariatu.

7. Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych nie dotyczy

Gdynia, 10 lutego 2023 r.

Maria Adamczyk

wzór

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk

2. Adres zamieszkania: ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa

3. Numer PESEL (a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość) 71050504597

4. Imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, a także dane osobowe innych członków najbliższej rodziny, w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy Agnieszka Adamczyk, urodzona 18 czerwca 2012 r.

5. Inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy nie dotyczy

6. Wykształcenie (jeżeli nie istniała podstawa do jego żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie dotyczy

7. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeżeli nie istniała podstawa do jego żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie) nie dotyczy

8. Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych nie dotyczy

9. Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych 74 8567 2000 0000 4321 9865 7453

10. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby Jerzy Adamczyk, ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa, tel. 502 987 674

Gdynia, 10 lutego 2023 r.

Maria Adamczyk

Wypełnienia kwestionariuszy osobowych, których wzory pomocnicze zawiera od 1 stycznia 2019 r. Biuletyn Informacji Publicznej (nie zawiera ich już nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej; dalej rozporządzenie w sprawie akt osobowych), pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie w danej firmie oraz od pracowników tej firmy.

Natomiast pozyskiwanie i dalsze przetwarzanie danych osobowych od osób niebędących pracownikami, np. od:

■ zleceniobiorców czy

■ wykonawców dzieła,

podlega przede wszystkim przepisom ustawy Kodeks cywilny – odpowiednio, stosownie do konkretnej umowy, a także przepisom ustawy o ochronie danych osobowych. Przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej konieczne jest określenie stron takiej umowy i danych niezbędnych do realizacji tej umowy.

Przetwarzanie danych zleceniobiorcy czy wykonawcy dzieła odbywa się przede wszystkim w celu realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Należy pamiętać, iż zakres przetwarzanych danych powinien być adekwatny do realizacji zamierzonego celu, tj. pozyskiwane dane powinny być niezbędne do realizacji konkretnej umowy (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, której część przepisów nadal obowiązuje).

Podstawą prawną przetwarzania danych zleceniobiorców (wykonawców dzieła) będzie także:

■ realizacja uprawnienia lub spełnienie obowiązku wynikających z przepisu prawa, np. wypełnienie deklaracji zusowskiej czy podatkowej,

■ zgoda osoby, której dane dotyczą.

Należy przy tym zwrócić uwagę, iż zgodnie z brzmieniem art. 7 pkt 5 ww. ustawy o ochronie danych osobowych zgoda to oświadczenie woli osoby, której dane dotyczą. Musi być dobrowolna, nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Zgoda może też zostać odwołana w każdym czasie.

Całą treść przeczytasz w pełnej wersji publikacji

Znajdziesz tam również:

Rozdział II Rozwiązywanie umów o pracę

Rozdział III Dokumenty związane z czasem pracy

Rozdział IV Dokumenty związane z wynagrodzeniami

Rozdział V Obowiązki pracodawcy

Rozdział VI Przydatne regulaminy i procedury firmowe