Autor Katarzyna Trzpioła

Segment Manager

Marta Grabowska-Peda

Manager produktu

Barbara Plucińska

Redaktor

Renata Kajewska

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Korekta

Zespół

Projekt okładki

Piotr Fedorczyk

Skład: Triograf, Dariusz Kołacz

Druk: KRM Druk Sp. z o.o., Sp.k.

ISBN 978-83-8344-368-3

Nr rejestrowy BDO: 000008579

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2023

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w książce „Zamknięcie roku 2023 w księgach instytucji kultury”, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody Redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Zamknięcie roku 2023 w księgach instytucji kultury” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zamknięcie roku 2023 w księgach instytucji kultury” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Na dzień kończący rok obrotowy instytucja kultury, jak każda inna jednostka stosująca przepisy ustawy o rachunkowości, jest zobowiązana do zamknięcia ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 2 pkt 1 uor). Dyrektor instytucji już kilka miesięcy przed zakończeniem roku obrotowego powinien zaplanować związane z tym czynności oraz delegować uprawnienia i zadania na odpowiednich pracowników lub działy. Warto zatem sporządzić harmonogram działań.

Aby prawidłowo sporządzić sprawozdanie finansowe w instytucji kultury, podobnie jak w innych jednostkach, musimy:

▶ustalić salda końcowe aktywów i pasywów,

▶porównać salda z wynikami inwentaryzacji i przeprowadzić niezbędne korekty,

▶sporządzić zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych oraz zestawienia obrotów i sald kont analitycznych, a także

▶dokonać uzgodnień.

W zasadzie prace dotyczące sprawozdania finansowego można podzielić na 3 etapy:

▶prace przygotowawcze do sporządzenia sprawozdania finansowego,

▶sporządzenie sprawozdania finansowego,

▶prace kończące rok obrotowy.

Czynności, jakie muszą wykonać instytucje kultury, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym

Lp.

Termin wykonania

Rodzaj czynności i podstawa prawna

1.

IV kwartał 2023 roku

Wybór podmiotu uprawnionego do badania rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe

2.

Od 1 października 2023 r. do 15 stycznia 2024 r.

Przeprowadzenie rocznej inwentaryzacji składników aktywów i pasywów (art. 26 uor)

3.

Na dzień inwentaryzacji

Sporządzenie zestawienia sald inwentaryzowanej grupy aktywów (art. 18 ust. 2 uor)

4.

Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych, nie później niż do 26 marca 2024 r.

Wyjaśnienie i rozliczenie ujawnionych różnic między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych (art. 27 uor)

5.

Nie później niż do 26 marca 2024 r.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2023 rok (art. 24 ust. 5 pkt 2 uor)

6.

Nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2024 r.

Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych na dzień 31 grudnia 2023 r. (art. 18 ust. 2 uor)

7.

Na dzień kończący rok obrotowy, nie później do 31 marca 2024 r.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 2 pkt 1 uor)

8.

Na dzień kończący rok obrotowy, nie później do 31 marca 2024 r.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego za 2023 rok (art. 45 ust. 1 i art. 52 ust. 1 uor)

9.

Do 30 czerwca 2024 r.

Badanie sprawozdania finansowego, jeśli podlega badaniu

10.

Nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2024 r.

Badanie rocznego sprawozdania finansowego za 2023 rok (rozdział 7 uor)

11.

Nie później niż do 30 czerwca 2024 r.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający (art. 53 ust. 1 uor)

12.

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, nie później niż do 15 lipca 2024 r.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych (art. 12 ust. 4 uor)

Przykładowy harmonogram oraz osoby odpowiedzialne za inwentaryzację

Czynność

Etap

Osoba odpowiedzialna

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej

Przygotowawczy

Dyrektor instytucji kultury

Powołanie zespołów spisowych

Przygotowawczy

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych

Przygotowawczy

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Przygotowanie pola spisowego (w zależności od techniki spisowej)

Przygotowawczy

Osoba odpowiedzialna materialnie (lub inna)

Spis z natury

Główny

Członkowie zespołów spisowych

Wycena spisanych składników

Główny

Pracownicy (zwykle działu księgowego)

Uzgodnienie sald

Główny

Pracownik działu księgowego

Porównanie z dokumentacją księgową

Główny

Pracownik działu księgowego we współpracy z pracownikami merytorycznymi w danym zakresie

Protokół różnic inwentaryzacyjnych

Opracowanie wyników

Pracownik działu księgowego

Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych

Opracowanie wyników

Członkowie komisji inwentaryzacyjnej

Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Sformułowanie wniosków

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Sformułowanie wniosków

Kierownik jednostki

Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach rachunkowych

Realizacja wniosków

Pracownik działu księgowego

Metody wyceny poszczególnych składników aktywów i pasywów

Składnik aktywów

Składnik pasywów

Metoda wyceny

Materiały i towary

Cena zakupu (najczęściej wartość netto z faktury)

Środki trwałe oraz Wartości niematerialne i prawne

Cena nabycia (koszt wytworzenia lub wartość przeszacowana) pomniejszone o odpisy umorzeniowe oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości

Środki trwałe w budowie

Ogół kosztów wytworzenia związanych z ich wytworzeniem pomniejszone o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości (w praktyce koszty wynikające z faktur za materiały i podwykonawców)

Produkty gotowe i półprodukty w toku

Koszt wytworzenia

Środki trwałe oraz Wartości niematerialne i prawne nabyte nieodpłatnie

Wartość godziwa (najczęściej szacunek lub wycena rzeczoznawcy)

Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub JST otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu

Wartość określona w decyzji

Należności i środki pieniężne w walucie obcej

Zobowiązania i kredyty wyrażone w walucie obcej

Kurs waluty obcej w NBP na dzień bilansowy

Należności, roszczenia sporne i udzielone pożyczki

Kwota wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności

Inwestycje długoterminowe

Cena nabycia pomniejszona o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości

Zobowiązania

Kwota wymagająca zapłaty

Rezerwy

Uzasadniona, wiarygodnie oszacowana wartość (kalkulacje, szacunki własne, wycena aktuarialna itp.)

Kapitały (fundusze własne) IK

Wartość nominalna

Środki pieniężne i inne aktywa pieniężne, rozliczenia międzyokresowe kosztów, zaliczki na dostawy i środki trwałe w budowie

Wynik finansowy IK, fundusze specjalne, rozliczenia międzyokresowe przychodów

Wartość nominalna

Rozdział 1. Zmiany w przepisach

Dla instytucji kultury ważne były zmiany wprowadzone w 2019 roku w rachunkowości dotyczące przede wszystkim skrócenia okresu przechowywania sprawozdań finansowych, oraz rozszerzenie kręgu jednostek uprawnionych do stosowania dodatkowych uproszczeń w zakresie ewidencji i leasingu.

Ustawa o rachunkowości wprowadza obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych zarówno jednostkowych, jak i skonsolidowanych oraz sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności na rzecz administracji publicznej w postaci elektronicznej dla wszystkich podmiotów, które stosują ustawę o rachunkowości. Przy czym sprawozdanie musi być opatrzone podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym (art. 45 ust. 1f uor). Te przepisy weszły już w życie 1 października 2018 r. Od 2020 roku można stosować też podpis osobisty. A od 2022 roku funkcjonuje oświadczenie o podpisaniu sprawozdań zamiast podpisy części członków kierownictwa jednostki zamiast ich podpisów pod sprawozdaniem. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wystarczy, aby sprawozdanie finansowe podpisała co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu podpisują oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmawiają złożenia takich oświadczeń.

ważne

Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.

Oświadczenia (lub odmowy złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy i jeżeli odmowa podpisu, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.

W treści ww dokumentów wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Całą treść przeczytasz w pełnej wersji publikacji

Znajdziesz tam również:

Rozdział 2. Prawa i obowiązki dyrektora instytucji kultury

Rozdział 3. Jak właściwie przeprowadzić inwentaryzację

Rozdział 4. Wycena aktywów i pasywów

Rozdział 5. Odpisy aktualizujące i rezerwy

Rozdział 6. Zamknięcie kont i sporządzenie zestawienia obrotów i sald

Rozdział 7. Sprawozdanie finansowe

Rozdział 8. Zdarzenia po dacie bilansu

Rozdział 9. Zmiany dotyczące kolejnego roku

Rozdział 10. Badanie sprawozdania finansowego

Rozdział 11. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Rozdział 12. Podatek VAT i inne problemy sprawozdawcze

Rozdział 13. Właściwe gospodarowanie majątkiem

Rozdział 14. Pytania i odpowiedzi

Rozdział 15. Wzory dokumentów

Rozdział 16. Załącznik nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)